Cuota social, actividades y familias: cómo ordenar el cobro de tu club

Primero, separá la cuota social de la actividad

La mayoría de los clubes cobran dos cosas distintas. La cuota social hace socio a la persona y sostiene la institución. La cuota de actividad paga el fútbol, el básquet, la natación o el patín: el profesor, la cancha, el material.

Mezclarlas en un solo importe parece más simple, pero complica todo lo demás. Cuando alguien deja una actividad no sabés cuánto bajarle; cuando sube el sueldo de un profe tenés que tocar la cuota de todos; y el socio que no hace deporte termina subsidiando a los que sí. Con dos cuotas separadas, cada una se ajusta por su lado.

Si tu club exige ser socio para hacer una actividad, decilo en la descripción de cada actividad. Así nadie se sorprende cuando le pedís las dos.

Categorías: por edad, por frecuencia o por disciplina

Dentro de cada actividad, las cuotas suelen variar por una de estas tres razones. Elegí una sola variable por actividad; combinar las tres multiplica los precios y nadie entiende cuál le toca.

• Por edad o categoría deportiva: infantiles, menores, juveniles, mayores.
• Por frecuencia: dos o tres entrenamientos por semana, o pase libre.
• Por disciplina: cada deporte con su cuota, porque cada uno tiene costos distintos.

Grupos familiares y hermanos: planes aparte

Las familias son el corazón de un club y también la parte más difícil de cobrar. La forma más ordenada es tratar cada beneficio familiar como un plan propio, con su importe fijo, en lugar de calcular un descuento distinto para cada caso.

• Cuota social familiar: un plan que cubre a todo el grupo, con un tope de integrantes escrito en la descripción.
• Segundo hermano en una actividad: un plan con otro importe para el segundo chico de la misma familia.
• Una regla clara de quién entra en el grupo: por ejemplo, convivientes o hijos hasta cierta edad.

El plan familiar lo paga una persona, y la suscripción queda a su nombre. Si necesitás la lista de integrantes del grupo, por ejemplo para el carnet o el seguro, llevala junto al registro de socios del club.

Lo que se paga una vez no es una cuota

La inscripción, el seguro, la ropa del equipo o la inscripción a un torneo se pagan una vez. Meterlos en la cuota mensual la infla sin explicación. Cobralos aparte, con un link de pago para cada concepto, y dejá que la cuota refleje sólo lo que se repite. En link de pago o suscripción tenés cómo elegir en cada caso.

Qué pedirle a un software para clubes deportivos

Antes de elegir un sistema, hacé estas preguntas. Las respuestas importan más que la lista de funciones:

1. ¿A qué cuenta entra la plata? Lo ideal es que llegue directo a la cuenta del club.
2. ¿El socio tiene que crear una cuenta o bajar una app? Cada paso extra deja familias afuera.
3. ¿Qué pasa con quien paga en efectivo en la secretaría?
4. ¿Quién se entera cuando un cobro rebota, y cómo?
5. ¿Podés sacar tus datos en un archivo si mañana cambiás de sistema?
6. ¿Qué no hace? Facturación, control de acceso, fichajes o contabilidad suelen quedar afuera, y conviene saberlo antes.

Cómo queda en Membresía

En Membresía podés tener varios productos, cada uno con sus planes: uno para la cuota social y uno por actividad, por ejemplo. Cada plan tiene un importe fijo. El socio o la familia se inscribe desde el enlace del plan con nombre y correo, sin crear una cuenta, y autoriza el débito en Mercado Pago. El dinero entra en la cuenta de Mercado Pago del club.

• Si un chico cambia de categoría o de frecuencia, puede pasarse solo a otro plan de la misma actividad desde el enlace que le llega por mail. El nuevo importe corre desde el próximo cobro, sin prorrateo.
• Para el receso o una lesión, podés pausar la suscripción desde el panel y reanudarla después.
• Quien paga en la secretaría puede estar en un plan presencial: registrás el pago a mano y queda un comprobante interno no fiscal.
• Si tenés el padrón en una planilla, podés importar hasta 100 personas por archivo: cada una recibe una invitación y confirma su alta.
• Podés exportar socios y cobros en CSV cuando lo necesites.

Lo que no hace: no controla el acceso al club, no emite facturas, no aplica descuentos en los planes que se cobran por Mercado Pago y no tiene usuarios para cada miembro de la comisión, porque hay una sola cuenta por club. Los avisos a los socios van por mail, no por WhatsApp.